Yeterlik Bilgileri Tablosunda Beyan Edilen ve İdarece Talep Edilen Belgelerin KEP Üzerinden Gönderilmesi
E-teklif alınmak suretiyle gerçekleştirilen ihalelerde EKAP üzerinden “Yeterlik Bilgileri Tablosu” hazırlanıp sunulmakta, bu tabloda beyan edilen bilgi ve belgeler üzerinden idarece değerlendirme yapılmakta, geçerli olarak kabul edilen tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine; yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin tevsik edici belgeleri, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları istenmektedir. İstenen belgeleri sunmayan veya sunmakla beraber belgelerin sunuluş şekline uygun sunamayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilmektedir. Belgelerin sunuluş şeklinden kastedilen husus: belgenin aslının, noter onaylı örneğinin, ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerinin sunulmasıdır. (Tasdiki gereken belgelerle ilgili ayrıca detaylı bazı düzenlemeler de mevcuttur.)
KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) ise e-posta teknolojik altyapısını kullanan, bununla birlikte e-postanın gönderim ve alımına dair kanıtların oluşturulup saklandığı hukuken geçerli bir e-posta iletim hizmetidir. KEP ile gönderilecek belgeler öncelikle sisteme taranmakta, daha sonra e-postayla beraber elektronik veya mobil imza kullanılmak suretiyle imzalanıp muhataba iletilmektedir. Taranıp KEP sistemine aktarılan belgeler, daha sonra KEP adresi sahibi kişinin elektronik veya mobil imzasıyla imzalansa da, bu durum belgeyi asıl veya noter onaylı yada “aslı idarece görülmüştür” şerhi düşülen sureti haline getirmediğinden, bu suretle sunulan belgelerin, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunulduğunu söyleyebilmek mümkün değildir.
Nitekim Kamu İhale Kurulunun 15.12.2021 tarihli ve 2021/UH.II-2304 sayılı kararına konu ihalede; idarenin talebi üzerine istekli tarafından EKAP’ta kayıtlı olmayan iş deneyim belgesi KEP üzerinden taranarak idareye sunulmuş, gönderilen belgenin belgelerin sunuluş şekline ilişkin düzenlemelerine uygun olmadığı gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına ilişkin ihaleyi yapan idarenin işlemi Kamu İhale Kurulunca yerinde görülmüş, Kamu İhale Kurulunun bu kararı Danıştay 13. Dairesi’nin 18.04.2022 tarihli ve E:2022/1710, K:2022/1700 sayılı kararıyla da onanmıştır.
Netice itibariyle; yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen ve idarece talep edilen belgelerin sadece KEP üzerinde gönderilmesi isteklinin teklifi geçersiz sayılarak geçici teminatının gelir kaydedilmesi sonucuna sebebiyet verecektir.
Şikayet veya İtirazen Şikayet Başvurularının KEP Üzerinden Yapılması
İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 9. Maddesinde; şikayet başvurularının elden veya posta yoluyla ya da EKAP üzerinden e-imza kullanılarak (e-şikayet) ihaleyi yapan idareye, itirazen şikayet başvuruları ise elden veya posta yoluyla ya da EKAP üzerinden e-imza kullanılarak (e-itirazen şikayet ile) Kamu İhale Kuruluna yapılacağı düzenlenmiştir. Belirtilen başvuru yöntemleri arasında KEP sayılmadığından, KEP üzerinden yapılan başvurular şekil yönünden red edilmektedir.
Şikayet ve itirazen şikayet başvurularına eklenmesi gereken ve mevzuatta düzenlenmiş olan bazı belgeler bulunmakta olup (temsil yetkisini gösteren belgeler gibi) bu belgelerin, belgelerin sunuluş şekline uygun olması da arandığından ve KEP üzerinden yapılan başvurularda belgenin aslının veya belgelerin sunuluş şekline uygun örneğinin gönderilmesi imkanı da bulunmadığından, bu yönüyle de KEP üzerinden yapılan başvuruların şekil yönünden eksikliği gündeme gelmektedir.
Nitekim 07.05.2021 tarihli ve 2021/UM.IV-927 sayılı Kamu İhale Kurulu kararıyla; KEP üzerinden yapılan itirazen şikayet başvurusu, eksikliklerin yayımlanması ve başvuru süresinin sona ermesini müteakiben başvuru şekil yönünden red edilmiştir. Kamu İhale Kurulunun bu kararı Danıştay 13. Dairesinin 05.07.2022 tarih ve E:2022/2404, K:2022/3010 sayılı kararıyla da onanmıştır. Benzer şekilde 29.05.2020 tarih ve 2020/UY.IV-950 sayılı Kamu İhale Kurulu kararında, KEP üzerinden yapılan itirazen şikayet başvurusu aynı gerekçelerle şekil yönünden red edilmiştir.
Sonuç olarak; şikayet ve itirazen şikayet başvurularının elden veya posta-kargo yoluyla yapılması, başvuru elektronik ortamda gerçekleştirilecekse EKAP üzerinden yapılması gerekmektedir. KEP üzerinden yapılan şikayet ve itirazen şikayet başvuruları, başvuruya eklenmesi gereken belgelerin niteliği de göz önüne alınarak şekli yönünden uygun görülmemektedir.
NEMESİS HUKUK BÜROSU 